Personal Assistant

Jouw ochtend bij Iperion

Je ochtend begint vroeg met een ontbijt en kopje koffie aan je keukentafel. Daar kijk je alvast even op je telefoon of je al een bericht hebt ontvangen van de Managing Director vanuit Barcelona met een dringende vraag.  Je beantwoordt dit en rijdt naar kantoor. Je loopt om half 9 via de kleurrijke tuin het kantoor binnen en groet je collega’s. Bij het koffiezetapparaat kom je de Personal Assistant van de andere MD tegen en je bespreekt even kort door of er nog iets geregeld moet worden voor de meeting van vanmiddag. Achter je bureau beantwoord je de binnengekomen mails over de presentatie van volgende week in Kopenhagen en kun je de MD nog even inchecken voor zijn vlucht van morgen, voordat je om half 11 naar beneden gaat voor een heerlijke traktatie van een jarige collega. Daar krijg je het verzoek van de marketing manager om overmorgen een uur in de agenda in te plannen voor een afstemmingsoverleg. Daarna bel je nog even met de collega’s in Amerika om de recente ontwikkelingen af te stemmen. Je ochtend is voorbij gevlogen en je schuift om half 1 aan de lunchtafel aan.

 

Iperion

Iperion is een jong en ambitieus bedrijf dat als doel heeft om de gezondheidszorg en de life sciences industrie te moderniseren door toepassing van technologie, procesverbetering en verandertrajecten. Deze missie staat hoog in het vaandel en drijft het team om high performance te leveren zowel bij onze klanten als intern. Als een dergelijk maatschappelijk doel, de dynamiek van veranderprojecten en een vakkundig enthousiast team je trekt, dan is Iperion de werkgever voor je!
Binnen Iperion zijn twee divisies: Iperion Information Systems en Iperion Consultancy.

Binnen Iperion Consultancy werkt een enthousiast team van ongeveer 30 personen onder leiding van een Managing Director. Het werkveld is wereldwijd met een focus op Europa en Amerika en ambities in Azië. De MD is verantwoordelijk voor de gehele dienstverlening en sales activiteiten. Tevens is hij een expert binnen zijn werkveld en graag geziene spreker op internationale evenementen. We zijn voor hem per direct op zoek naar een accurate, professionele assistent en rechterhand.

De Personal Assistant biedt administratieve ondersteuning aan de MD en is zijn rechterhand voor agendabeheer. Samen stel je prioriteiten en het is jouw taak om dit accuraat verder uit te werken en te organiseren. Tevens beheer je zijn diverse mailboxen en verricht je de administratieve organisatie rondom bijeenkomsten . We zoeken een ambitieuze en service gerichte assistent, die in staat is te werken in een dynamische omgeving. De MD zoekt een vertrouwenspersoon en sparringpartner en iemand die hem op een positieve manier beschermt.

Verantwoordelijkheden

  • Een-op-een ondersteuning aan de Managing Director met een focus op mail- en agendabeheer. Hiertoe behoren het beheren en structureren van afspraken, vergaderingen en mailverkeer
  • Voorbereiden van vergaderingen, presentaties en andere zakelijke bijeenkomsten
  • Organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten inclusief agenda’s, presentaties en notulen
  • Verantwoordelijk voor coördinatie, verzamelen en distribueren van management rapportages
  • Coördinatie van zakelijke reizen, inclusief boeken van vluchten, accommodatie en vervoer ter plaatse evenals planning en draaiboek
  • Te woord staan van internationale contacten en verzoeken afhandelen naar prioriteit
  • Opbouwen en onderhouden van goede relaties intern en extern
  • Ad hoc activiteiten en overige ondersteuning

Functiecriteria

  • Je staat stevig in de schoenen en hebt geen 9 tot 5 mentaliteit. Door het internationale karakter en de vele zakenreizen vragen we flexibiliteit en brede bereikbaarheid
  • Je ziet ondersteunen, assisteren en ontzorgen als een uitdaging en hebt daarbij oog voor detail
  • Je kunt werken onder strakke deadlines en tijdsdruk
  • Je hebt een goede beheersing van zakelijk Engels en Nederlands
  • Je begrijpt de vertrouwelijkheid en gevoeligheden die bij deze functie en binnen deze branche horen en voelt haarfijn aan waar prioriteiten liggen. Daarbij communiceer je met diverse stakeholders op een diplomatieke, tactvolle en assertieve manier
  • Je bent goed op de hoogte van het office pakket en handig met andere software
  • Je hebt aantoonbare werkervaring in een soortgelijke ondersteunende functie met een internationaal karakter

Wij bieden

een interessante, internationale werkomgeving voor 24 uur per week met een marktconform salaris. We bieden in eerste instantie een jaarcontract met de intentie dit om te zetten in een vast dienstverband.

 

Contact

Als je jezelf herkent in deze beschrijving en geinteresseerd bent om bij ons te komen werken en het bedrijf verder op te bouwen, solliciteer dan met een motivatie en CV naar Simone Dissel via humanresources@iperion.nl of neem contact met haar op via 06-20116410.

 

Of reageer direct met onderstaand formulier

Application form

  • Accepted file types: jpg, png, pdf, doc, docx.
  • Accepted file types: jpg, png, pdf, doc, docx.
    Please refer to our Privacy Statement.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.